Ferðakostnaðar- og risnureglur

Reglur um ferðakostnað, risnu og gjafir fulltrúa/starfsmanna Verk Vest

 Gildissvið

1. Reglur þessar eiga við fulltrúa Verk Vest hvort sem um er að ræða starfsmenn eða félagslega kjörna. Þær eiga við um alla fundi eða samkomur sem mætt er á aðrar en almenna félagsfundi eða aðrar opnar samkomur á vegum félagssins.
2. Formaður/varaformaður koma almennt fram fyrir hönd Verk Vest í samskiptum við önnur félög, landssambönd, fyrirtæki, stofnanir og aðra aðila sem félagið hefur samskipti við.

Risna og veitingar

3. Veitt risna skal ætíð vera í samræmi við tilefni, s.s. kaffiveitingar eða málsverðir enda kalli tilefni á veitingar.
4. Veitingar sem veittar eru vegna t.d. samningafunda og/eða annarra funda og ferða skal bóka sem ferðakostnað vegna viðeigandi verkefnis en ekki sem risnu, enda séu þiggjendur fulltrúar sem eru að sinna verkefnum fyrir Verk Vest og veitingarnar eðlilegir málsverðir.
5. Fulltrúar Verk Vest sem sinna ákveðnum verkefnum í umboði stjórnar hafa rétt til að veita risnu eftir samráð við prókúruhafa. Gilda sömu reglur um þá risnu og samkvæmt 4. grein.
6. Þegar fulltrúar félagsins taka þátt í ráðstefnum, málþingum eða öðrum formlegum viðburðum þar sem gert er ráð fyrir sameiginlegum máltíðum er fulltrúum Verk Vest heimilt að taka þátt í slíkum málsverðum velji þeir að gera slíkt.
7. Að meginreglu greiðir félagið dagpeninga vegna fæðis- og/eða gistingar í ferðum á vegum félagsins. Vegna ófyrirséðs ferðakostnaðar í þágu félagsins s.s. vegna gistingar, fæðis eða ferða, skal viðkomandi fulltrúi leggja út fyrir kostnaði og skila inn reikningi til formanns. Áfengi telst ekki hluti málsverðar.
8. Í tengslum við þing landssambanda og/eða aðra viðburði þar sem Verk Vest á fulltrúa, er heimilt að greiða fyrir hátíðarkvöldverð fyrir fulltrúa félagsins ásamt áfengum drykk með mat. Sjá nánar 10. grein um áfengisveitingar.
9. Formaður/fulltrúar Verk Vest hafa umboð til að bjóða gestum eða kalla til sérfræðiaðstoð vegna verkefna, telji þeir þörf á og tilefni til. Heimilt er að greiða ferðir, veitingar, gistingu og annan kostnað vegna gesta, ræðumanna eða annarra sérfræðinga sem Verk Vest fær til að taka þátt í ráðstefnum, fundum, eða öðrum verkefnum þess.
10. Áfengi skal ekki veitt nema við sérstakar aðstæður. Áfengisveitingum skal stilla í hóf þegar veittar eru. Miðað skal við fordrykk þar sem það á við, hóflega veitt borðvín með mat og drykk með kaffi þegar það á við.

Gjafir

11. Formanni/prókúruhafa er heimilt að ráðstafa hóflegum fjárhæðum vegna gjafa til handa stjórnarmönnum, fyrrverandi stjórnarmönnum, starfsmönnum og/eða öðrum félagsmönnum sem gegnt hafa trúnaðarstörfum fyrir Verk Vest. Tilefni slíkra gjafa skal vera t.d. starfslok, stórafmæli eða aðrir viðlíka viðburðir. Gjafir skv. þessum lið færast í bókhald sem risna.
12. Formanni/prókúruhafa er heimilt að ráðstafa hóflegri fjárhæð ár hvert til:
    1. Jólagjafa fyrir starfsmenn.
    2. Merktar vörur til dreifingar sem formaður/prókúruhafi telur við hæfi.

Ferðakostnaður fulltrúa og starfsmanna

13. Að meginreglu skulu fulltrúar og starfsmenn félagsins nota flug þegar ferðast er á milli staða í þágu félagsins þar sem því verður við komið. Þar sem flugi verður ekki við komið skal notast við bifreið félagsins en bílaleigubíl ef því verður ekki við komið.
14. Að meginreglu skulu ferðir í þágu félagsins fara fram á dagvinnutímabili.
15. Formaður, eða starfsmenn félagsins í umboði hans skal sjá um að bóka flug fyrir fulltrúa og starfsmenn félagsins og tilgreina tilefni ferðar við bókun. Formaður skal samþykkja og greiða ferðir sem bókaðar eru á vegum félagsins. Heimilt er að bóka ferðir annarra fulltrúa Verk Vest svo og gesta þess og aðrar ferðir er félaginu ber að greiða fyrir vegna starfssemi sinnar á kort félagsins og skal þá tilefni ferðar getið við bókun.
16. Þegar starfsmenn eða fulltrúar Verk Vest sækja saman fundi eða viðburði og flug er ekki í boði skulu þeir leitast við að sameinast um bíla til að halda ferðakostnaði í lágmarki.
17. Sé flug ekki í boði skal leitast við að ferðast sé á dagvinnutímabili starfsmanns. Þurfi starfsmaður að ferðast utan dagvinnutímabils skal ferðatími sem fellur utan dagvinnutíma greiddur sem yfirvinna.
18. Starfsmenn og fulltrúar Verk Vest sem óska eftir að aka á eigin bifreið en fljúga ekki sbr. grein 13 skulu fá greitt andvirði flugmiða á viðkomandi flugleið samkvæmt viðmiðunargjaldskrá Virk starfsendurhæfingar. Beri ferðadag upp á virkan vinnudag eru ekki greiddir dagpeningar eða fæðiskostnaður á ferðinni enda sé ferðamátinn að ósk starfsmannsins eða fulltrúans en ekki af nauðsyn
19. Ef ekki er unnt að nota bifreið félagsins eða bílaleigubíl og notast þarf við einkabifreið er bifreiðakostnaður greiddur skv. akstursskýrslu ef ferðast er utan Skutulsfjarðar. Greitt er kílómetragjald skv. ákvörðun stjórnar hverju sinni. Á akstursskýrslu skal koma fram tilefni ferðarinnar, dagsetning ferðar, upphafs – og áfangastaður. Miða skal greidda kílómetra starfsmannaog fulltrúa við heimili viðkomandi. Bókfæra skal aksturskostnað hlutfallslega á fleiri en eitt verkefni ef akstursskýrsla gefur tilefni til þess.

Ferðatími og fjarvera fulltrúa/stjórnarmanna

20. Greitt er fyrir þann tíma sem fulltrúi félagsins er fjarverandi frá vinnu og/eða heimili vegna starfa fyrir félagið samkvæmt grunnlaunum iðnaðarmanna í kjarasamningi Verk Vest og Samiðnar.
21. Greiddur er ferðatími viðkomandi stjórnarmanns til og frá fundi sé um lengra en 30 km. ferðalag að ræða.
22. Fylla skal út ferðakostnaðareyðublað vegna ferðakostnaðar.

Dagpeningar

23. Dagpeningar greiðast almennt ekki á skemmri ferðum (styttri en 6 klukkustundir). Þegar fulltrúar/starfsmenn Verk Vest sækja fundi, ráðstefnur eða önnur erindi fjarri heimili skal þeim séð fyrir gistingu.
24. Formaður/starfsmenn Verk Vest skulu fylla út ferðaskýrslu í skjalakerfi félagsins vegna dagpeningagreiðslna þar sem fram kemur tilefni ferðar.

Bílaleigubílar

25. Þegar fleiri en einn fulltrúi Verk Vest dvelur á sama stað í sömu erindum skal halda fjölda bílaleigubíla í hófi þannig að bílar verði samnýttir eins og kostur er.
26. Þegar fulltrúar Verk Vest dvelja næturlangt fjarri heimili í erindum þess og hafa bíl félagsins eða bílaleigubíl til afnota er þeim heimilt að sinna einkaerindum utan vinnutíma á bílnum enda sé notkun hans stillt í hóf.
27. Ef áætlunarflug fellur niður eða aðrar ástæður valda því að fulltrúi Verk Vest sem dvelur fjarri heimili og óskar að komast sem fyrst heim og ekki eru ásættanleg flug í boði, er viðkomandi heimilt að aka bílaleigubíl á kostnað Verk Vest til síns heima.
28. Fulltrúar Verk Vest skulu almennt nota bílaleigubíla af millistærð eða minni. Ekki er heimilt að leigja stærri bílaleigubíla á kostnað félagsins nema sérstakt tilefni sé til, t.d. fjöldi farþega eða ófærð.

Forfallagreiðslur vegna funda félagsstjórnar

29. Greiðslur til stjórnarmanna vegna stjórnarfunda félagsstjórnar eru samansettar þannig að greitt er vegna undirbúnings (1/3) og fundarsetu (2/3). Stjórnarmaður sem sannarlega hefur staðfest mætingu á fund stjórnar en boðar síðar forföll vegna veikinda skal fá greitt vegna undirbúnings (1/3 af stjórnarlaunum).
30. Ef ástæða þykir til getur stjórn óskað eftir að fá yfirlit um ferðakostnað eða dagpeningagreiðslur.
31. Telji stjórn Verk Vest ástæðu til að kanna kostnað vegna risnu, ferðakostnaðar eða dagpeninga skal stjórnin vísa málinu til siðanefndar sem getur kallað til lögmann og endurskoðendur til aðstoðar. Siðanefnd skal hafa fullan og óskertan aðgang að bókhaldi félagsins og öllum fylgiskjölum.
32. Siðanefnd skal meðhöndla slík mál með ýtrasta trúnaði þar til niðurstaða fæst í málið skv ákvæðum um málsskotsrétt í siðareglum Verk Vest.
33. Greiddri risnu, ferðakostnaði eða dagpeningum er formaður/prókúruhafi hefur samþykkt og greitt út verður ekki rift af stjórn nema hún telji að um sviksamlegt athæfi sé að ræða, en þá getur stjórnin falið lögmanni Verk Vest að krefja viðkomandi um endurgreiðslu.
34. Telji stjórn veitta risnu, greiddan ferðakostnað eða dagpeningagreiðslur hafa farið úr hófi fram og tilefni ekki skýrt og ekki í samræmi við vilja stjórnar skal vísað til ákvæða málsskotsréttar samkvæmt siðareglum Verk Vest.
35. Telji stjórn prókúruhafa, fulltrúa eða starfsmenn Verk Vest hafa með sviksamlegum hætti látið félagið bera kostnað sem því er óviðkomandi, falsað eða breytt fylgiskjölum, sagt ósatt um tilefni kostnaðar eða á annan hátt látið Verk Vest greiða kostnað sem því ekki bar að greiða og er starfssemi þess óviðkomandi, sjálfum sér eða öðrum til hagsbótar, er stjórn félagsins skylt að grípa til þeirra ráðstafana er hún telur verja hagsmuni þess sem best.

Þannig samþykkt á stjórnarfundi 19. september 2022.